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基层审计机关关于公立医院采购资金审计的几点思考

发布日期:2019-02-27   作者:第一福利社区    来源:第一福利社区    阅读: 次   字体:[] [] []

近日,笔者在对某县基层公立医院进行采购资金审计时,发现部分公立医院采购管理不太规范,存在一些不容忽视的问题,而审计机关在审计实施过程中也遭遇了不少困境和疑惑需要解决。

一、存在问题:

(一)采购法规不健全,审计无章可循难操作

目前,专门针对医疗卫生系统采购审计的法规和操作指南,少之又少。《中华人民共和国政府采购法实施条例》总则第二条规定:“政府采购法第二条所称财政性资金是指纳入预算管理的资金。以财政性资金作为还款来源的借贷资金,视同财政性资金......”由于县级医疗机构大多为自收自支事业单位,部分县区基层公立医院的收支资金并未被财政纳入预算管理。对于公立医院诸多采购行为,无法用政府采购法及其实施条例进行约束,相关主管部门也没有制定相关采购管理办法,导致对医院货物、服务类的采购活动以及未采取招标方式的工程项目审计,缺乏相应的法规准则,只能以医院内部制定的内控制度来约束。但是医院的内控制度也并不健全,从而出现医院部分采购活动游离在制度约束之外。对于医院一些采购行为是否合规,违反了哪条法规,在审计定性时存在较大难度和争议。不完善的制度给审计工作带来很多困难,降低了审计效率和质量,也阻碍了审计监督、评价职能的有效发挥。

(二)未建立完善的内控系统,内部管理存风险
1.内控制度不完善且未严格执行。目前,基层公立医院的自主权较大,当地卫生主管部门管理权限有限,采购活动多是由医院内部人员进行操作,那么医院内部的管理就非常重要;但是审计调查情况反映,部分医院的采购内控制度建立较晚,且内部管理制度不够完善。医院的内控制度通常由行政人员根据其他县市先进医院的内控制度仿照编制,与医院自身实际情况联系不够紧密,不太符合部门工作的特点需求,实际操作时很难严格按照制度去进行,甚至有些环节制度约束缺失,最终导致内控制度流于形式,难以贯彻执行,采购活动存在较多不规范现象。

2.公立医院采购活动缺乏统筹管理。部分公立医院的采购是采取多头分散管理模式,采购项目是由各个职能部门各自牵头进行,如信息科、设备科、总务科等。由于采购主体不统一,采购权利分散,且各采购部门掌握采购政策的程度以及采购人员专业水平的不同,导致采购活动随意性较大;各采购部门也未建立起采购台账,这既不利于医院的统一管理和监督,也不利于审计人员了解院内采购总体情况,管理风险较高。

3.未设立健康运行的内审机构。另一方面,医院的领导层并没有认识到内部审计的重要作用,也未对内审工作给予足够的重视。部分基层公立医院未建立健全内部监督制度,医院的审计工作主要依靠政府的强制监督审计,或者医院的内审部门只是医院财务、监察部门的附属机构,这大大影响了内部审计的独立性,内部管理亟待加强。

4.公立医院运营中存在的弊端带来的不利影响。

(1)轮岗交接工作管理缺失。医院的重点岗位、重点人员轮岗制度,原本是为了加强对重点岗位和 关键部门人员的监督,从源头预防职务犯罪的发生,但是轮岗制度在有些医院实际执行中也存在着一些弊端。由于对轮岗交流人员的交接工作缺乏监管。审计组调阅资料时就发现,有些项目资料由于科室轮岗人员未做好衔接工作,出现了四散各处甚至遗失的情况,这给医院的管理和审计工作都带来了很多不便。

(2)医院采购管理人员专业能力不足。医院每年招录新人主要是对医护人员进行招聘,而忽视对行政管理人才的更新。目前,医院很少有从高等管理院校毕业直接走上行政管理岗位的行政人员,基本都是从内部其他医疗科室调组的,而且普遍年龄偏大甚至临近退休。很多没有进行专业化的教育培训就上岗工作,不具备专业的行政管理水平,也较少去主动更新知识,这就造成医院行政管理人员普遍存在管理能力不足的情况。在实际工作中,采购管理人员会遇到专业性的难题而难以解决,行政管理工作的成效受到限制,采购活动不规范的现象也较多。

(3)采购岗位工作人员存在消极情绪。审计人员在与医院行政人员沟通时发现,由于采购岗位对工作人员的专业素养有一定要求,工作人员到新岗位上面对新的工作环境和要求,需要时间慢慢熟悉,初期工作推进较难,而医院执行三年轮一次岗的硬性规定,常常是工作刚有起色,就又要转入另外一个岗位,长期重复这个过程,工作人员容易产生疲软心态;又由于医院的领导主抓医疗业务,对行政管理人员及工作的重视不够,有些行政管理人员表现出觉得自己的工作内容不重要,工作积极性不高的消极情绪。

(三)基层审计资源有限,人员知识结构单一

目前基层审计机关中,从事审计工作的人员大多为财务、经济、基建类专业,人力结构单一。医院采购审计工作中涉及的特殊领域如对药品耗材审计所需的一些医学基础知识,可以说几乎没有人掌握。财会类审计人员作为“门外汉”,很难在短时间内对医疗卫生机构的审计工作有一个全面的掌握与了解,在审计过程中,对发现的一些疑点判断是否准确,对问题定性是否准确,性质如何界定等都有诸多疑问,审计工作的开展缺乏技术支撑和指导。而且,基层审计机关普遍存在审计力量和审计任务严重不匹配的困境,审计人员忙于完成审计项目,没有充裕的时间和精力去对个别审计事项进行深度延伸,难以保证审计高质量。

二、对策及建议:

(一)加强制度建设,完善内控系统。一方面,政府采购管理机构、卫生主管部门应根据医院实际情况,制定完善符合医院实际情况的采购制度,规范医院采购行为,尤其是大型设备及卫生材料的采购管理;避免因政策滞后,随意性过大、程序不严谨而导致贪污腐败等严重后果;并及时公开采购制度文件,便于审计等需要了解相关政策的单位和人员及时获取信息。另一方面,公立医院的领导也要更新理念、转变思想,充分认识内部管理的重要性,认真制定并及时完善内控制度,尤其是院内采购制度要细化可操作,并严格遵照执行;做好内审工作,在院内设立内审机构,并配备全职专业的内审人员,加强对内控制度执行情况的监督,为内控系统良好运行提供必要的条件。

(二)建立集中采购部门,实现统筹管理。针对现在医院采购活动分散管理的模式,建议医院设立独立的具有全院性质的物资采购部门,并且配备足够的具有一定管理和业务能力的专业人员。管理上由该部门全权负责院内采购活动,建立采购台账并实时更新;该部门工作人员需对照相应的采购制度,在采购中按规定对供应商的资质,物资价格、质量等进行详细审核,参与院内采购项目的评标、开标等,把控整个采购过程,对全院所有采购实施统筹管理。

(三)探索管理措施,强化医院运营管理。1.医院可以建立一套评价和激励机制,一个轮岗周期结束后,对工作人员轮岗期间的工作进行评价,根据评价结果,对表现优秀的工作人员进行嘉奖,充分调动员工积极性。2.轮岗科室人员自觉做好交接工作,包括需要交接的资料、未完成工作的衔接、重要事项交待等,人事部门要加强对轮岗交接工作的监督,落实好交接工作。3.医院领导应当多关心行政管理工作,关注员工情绪,条件允许可以从社会招聘专业的行政管理人员,吸收新鲜血液,带动老员工工作热情,进一步提高管理水平。

(四)扩充审计力量,提升审计效能。目前,审计领域已不再局限于传统的财政财务收支审计,对于环境、医疗机构审计等具有特殊性或新涉及的审计领域,可以聘请专家或委托社会中介人员(机构)参与审计工作;审计机关招录人才时也可适当引入环境、计算机、金融等财经专业之外的人才,拓宽审计人员的专业覆盖面。另一方面,基层审计机关应注重培养审计人员的综合素质,积极拓展金融、环境、计算机等审计新领域相关知识的学习,主动搭建各类学习、交流平台,进一步培养一专多能审计人才,提高综合素质,发挥更大的审计效益。


                                                       

(全椒县审计局  郭瑶瑶)

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