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审计建议:乡镇政府应加强工程项目档案归档管理工作

发布日期:2019-09-25   作者:第一福利社区    来源:第一福利社区    阅读: 次   字体:[] [] []

随着当前城镇发展及乡村建设的需要,近年来,越来越多的乡镇政府通过实施各项便民工程项目建设、美丽乡村建设等方式改善农村人居环境,发展乡镇经济。虽然多数乡镇政府在工程采购及购买服务上基本能按照规定做到公开招标或政府采购,但在工程项目档案管理上却存在一定的疏漏,往往是重招标手续,轻档案管理。这不仅会导致乡镇后续对工程自查的困难,也为以后审计过程中资料提供带来了一定难题。

目前,少数乡镇政府可能存在招投标档案资料存档不全,档案负责人处仅有招投标资料而无竣工验收及相关后续审计资料;一些小型工程,虽然进行了公开招标,但是对于其招投标的档案却没有及时进行归档,查阅困难;同时由于工作交接等原因,招投标档案管理人员可能对一些年代久远的项目资料不了解,审计时往往是一问不知等问题。

而产生上述问题的原因主要归结于以下几方面:一是招投标档案管理制度较为缺失,对于项目招投标档案往往是谁负责谁了解谁收集,而招标办的工作人员仅仅认为只需要对招投标文件及合同进行归档,对后续的竣工验收及审计报告等资料的收集还不到位;二是乡镇政府领导对于招投标档案还不够重视,多数领导普遍认为只要按照规定进行公开招标,招标工作就算圆满完成了,忽视了工程资料的收集及归档工作;三是工作人员交接不到位。由于岗位轮换等原因,也会导致因工作交接不到位,对前任负责的招投标项目,后任往往对情况不甚了解,审计时也只能是无从考究。

对此,各乡镇政府应做好以下几方面,加强工程项目资料的收集与归档工作:

一、加大管理力度,出台相关档案管理制度。各乡镇应积极探索,结合《中华人民共和国档案法》制定适合本乡镇的工程项目档案管理制度。并根据相关制度,做好本乡镇的工程项目档案收集与归档工作。

二、加强重视程度,定期开展档案自查工作。各乡镇主要领导应充分认识到工程项目档案的重要性,定期组织专人学习档案管理相关制度,提高招标办及相关工作人员档案收集的专业性。同时,对于已完工并审计的项目各乡镇应定期开展档案抽查工作,对于档案中缺项漏项应及时联系相关具体负责人补充完整。

三、创新归档方式,做好轮岗档案工作交接。对于档案归档可以采取纸质版与电子版相结合的方式,创新工作方式。此外,工程项目档案负责人轮岗时,应做好各项工程档案的交接工作;各项工程的具体负责人也应及时将工程的实时进度及相关资料交由专职部门或人员存档,避免因各负其责,最后却导致信息难以共享的情况发生。



(天长市审计局)

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